Rokovania s plným nasadením

Pri osobnom stretnutí s partnermi na nás vplýva mnoho vecí. Hlas, vzhľad, vôňa, postoj, gestá, mimika, podanie ruky.... Slová vnímame iba zo 7%. Tón hlasu nám dá ďalších 38%. A až 55% chápeme z reči tela. Ak jednáme  iba cez telefón, alebo email tak všetky tie percentá vnímania strácame.

A pri tom nehovoríme dlhšie. Naopak. Vysvetľujeme menej. Hovoríme a píšeme kratšie. Kardinálny omyl dnešnej doby. Tým, že sa nestretávame si rozumieme menej, viac významov sa „stráca v preklade“. V obchodnom styku nepoužívame smajlíkov a možno by sme mali. Pretože dokážu oveľa viac, ako obyčajné slová. 

Každý z nás má zaužívané frázy, ktoré často používa vo vlastnom pripísanom význame. S vierou, že svet chápe ich zmysel. Že všetci vedia, že ide o polovtipné označenie niečoho úplne iného, ako je ich doslovný zmysel. Lenže svet to nechápe. V obchodom styku nemôžeme počítať so „samozrejmým“ a automatickým pochopením tej druhej strany. 

Máme dve možnosti: 

1.  Hovoriť viac a obšírnejšie. Uisťovať sa, či sme obe strany pochopili presne čo sme mysleli, a v akej nálade sa zhovárame. Čo má byť vtip. A ktoré vyjadrenie zasa určuje hranice za ktoré nie sme ochotní ísť. 
2. Využívať v čo najväčšej miere nástroje pre video stretnutia, video rokovania.

Výhody video rokovaní

Najväčšou výhodou je návrat vnímania reči tela. Vidieť mimiku tváre protistrany dokreslí atmosféru jednania. Vysvetlí mnohé: postoje, nálady, prístup k problematike, dôležitosť argumentu. Ak zostane na druhej strane ticho, stále vidíme, že partner je tam, premýšľa, alebo si píše poznámky. Video nám dáva oveľa viac vstupných dát, ako iba telefonát. Dokážeme s ním čítať aj náznaky, ktoré by rozhovor bez videa skryl. Môžeme jednať naplno. Spomeňme si, ako dokáže znervózniť taká chvíľka ticha v telefóne, kde sa nevidíme...

Obrovskou výhodou video jednaní je možnosť zdieľania obrazovky. Web stránky, alebo prezentácie. Obrázku. Nákresu alebo grafu. To rozhovor hodne zjednoduší. Nie je potrebné toľké vysvetľovanie. A úprimne. Spomeňme si, aké to je, keď nám v telefóne niekto povie, že si máme niečo predstaviť. Z koľkých prípadov naozaj zatvoríme oči a predstavíme si to? Možno nikdy. 

A videom sa rýchlejšie dohodne výsledok, ktorý je výhrou pre obe strany. Pretože môžeme využívať emócie a ich vyjadrenie na našich tvárach. V telefóne, bez obrazu sú skôr na škodu, v tom sa neriadime našimi emóciami, ale oni riadnia nás. A občas klamú. S videom dokážeme rýchlejšie pochopiť postoj protistrany. Vnímame emócie aj človeka na druhej strane obrazovky. Preto sa môžeme dohodnúť rýchlejšie.

Hovoríme menej strojene, autenticky a bezprostredne. Kým pri telefonovaní môžeme hrať, že sme v pohode, môžeme mať nacvičené frázy, video to odhalí. Jednanie cez video meeting je autentickejšie pre všetkých zúčastnených. Buduje dôveryhodnosť všetkých zúčastnených strán. Obchodné vzťahy, alebo tímové nasadenie sa s ním stávajú pevnejšími. 

5 nástrojov online rokovaní

Tu sú najznámejšie nástroje pre video rokovania cez internet.  Pre každý softvérový nástroj sme pripravili stručný prehľad vlastností využívania v bezplatnom režime. Ako sa tieto stretnutia realizujú? Veľmi podobne u všetkých. Najčastejšie si program buď iba spustíte v prehliadači, alebo ho musíte aj inštalovať. Do niektorých sa potrebujete zaregistrovať s vaším emailom. Do niektorých nemusíte. 

Parnerov do jednania pridáte najčastajšie tak, že im  pošlete emailom link /URL adresu vašej online rokovacej miestnosti, teda online stretnutia/. Ten na linku iba klikne a vy ho do miestnosti musíte povoliť, alebo sa pridá automaticky. Táto linka je je jednoducho dostupná pri otvorení programu online jednania.

Všetky programy vyžadujú prístup a nastavenie vašej kamery a mikrofónu. Z tohto pohľadu sú notebooky najlepšie pre online jednania. Tie využívajú prednastavený systém kamera + mikrofón, čo vám uľahčí nastavovanie. 

Niektoré z pogramov umožňujú nastavenie virtuálneho pozadia za vašou hlavou a telom v obraze partnera. Tak namiesto vašej kancelárie, uvidí partner za vami obrázok, rozmazané pozadie, alebo obrázok virtuálnej kancelárie. Umožní vám to viesť jednania kdekoľvek. Vášho partnera nebude vyrušovať zvedavosť a obzeranie vašej kancelárie. 

Tento článok nie je kompletným návodom pre jednotlivé online programy. Má slúžiť ako prehľad pre výber programu, ktorý by vám mohol vyhovovať. Ak nehovoríte po anglicky, môže vám pomôcť tento slovník anglických slov, využívaných v uvedených programoch. 

Ochrana osobných údajov

Vaši obchodní partneri by vždy mali byť informovaní o tom, že stretnutie bude aj cez kameru. Využitie konkrétneho programu by malo byť predmetom dohody. V prípade, že chcete stretnutie nahrávať, musíte vášho partnera požiadať o písomný súhlas. V ňom je nutné definovať dôvod nahrávky, teda účel využitia nahrávky. A tiež špecifikovať (ako pri každom osobnom údaji) ako s ním bude nakladané, ako bude chránený, kto k nemu bude mať prístup. Tiež dobu, po akú bude využívaný. Takýto záznam, ani fotografie z neho nemôžete zverejniť svojvoľne. Dodržiavaním zákona o ochrane osobných údajov budete predchádzať budúcim komplikáciám. 

1. Skype

Program Skype patrí spoločnosti Microsoft, inštaluje sa do počítača, alebo do mobilného telefónu. Vyžaduje inštaláciu a prihlásenie do aplikácie. Súčasne potrebujete vedieť Skype meno vášho partnera na to, aby ste s ním mohli začať hovor. Potom stačí vytočiť hovor slúchadlom. Skype je výborný preto, lebo je dosť známy a využívaný aj v počítačoch, aj v mobilných telefónoch. Skype si stiahnete na tejto stránke. 

Skype hovor: 

Vlastnosti Skype: 

• Bezplatné využitie 
• Je v slovenčine
• Obaja partneri musia byť zaregistrovaný a poznať svoje mená na Skype
• Maximálna dĺžka hovoru je 240 minút
• Možnosť až 100 účastníkov súčasne 
• Zdieľanie obrazovky je možné
• Nahrávanie stretnutia nie je možné
• Je možné nastaviť si virtuálne pozadie 
• Dá sa využiť aj ako mobilná aplikácia

2. Cisco Webex

Je program, ktorý sa inštaluje do vášho počítača. Vyžaduje registráciu. Tento program pre online video jednania si stiahnete tu.

Cisco webex hovor: 

Vlastnosti Cisco Webex: 

• Bezplatné využitie 
• Maximálna dĺžka hovoru je 50 minút
• Možnosť až 100 účastníkov súčasne 
• Zdieľanie obrazovky je možné
• Nahrávanie stretnutia je možné na svoj počítač
• Je možné nastaviť si virtuálne pozadie 
• Dá sa využiť aj ako mobilná aplikácia

3. Zoom

Využívanie tohto programu je jednoduché, vyžaduje sa iba registrácia. Zoom nájdete na tejto stránke.

Zoom hovor: 

Vlastnosti Zoom: 

• Bezplatné využitie 
• Nekonečná dĺžka hovoru pri jednaní iba dvoch partnerov
• Možnosť až 100 účastníkov súčasne, ale iba po dobu 40 minút
• Zdieľanie obrazovky je možné
• Nahrávanie stretnutia je možné na svoj počítač
• Je možné nastaviť si virtuálne pozadie 
• Dá sa využiť aj ako mobilná aplikácia

 
4. Google Meet

Tento nevyžaduje inštaláciu, stačí, aby ste boli prihlásení vo vašom Google účte. Potom stačí ísť na túto adresu a spustiť online rozhovor.

Google meet hovor:

Vlastnosti Google Meet: 

• Bezplatné využitie 
• Je v slovenčine
• Maximálna dĺžka hovoru je 60 minút
• Možnosť až 100 účastníkov súčasne
• Zdieľanie obrazovky je možné
• Nahrávanie stretnutia nie je možné
• Nie je možné nastaviť si virtuálne pozadie 
• Dá sa využiť aj ako mobilná aplikácia

5. Jitsi Meet 

Najjednoduchší spôsob zapnutia a pozvania účastníkov online jednania. Nie je potrebné žiadne prihlasovanie, ani žiadna inštalácia. A dokonca aj pre ostatných účastníkov je to viac ako jednoduché, pretože iba kliknú na linku, ktorú im pošlete a sú v online rozhovore. Nemusíte ich potvrdzovať, oni sa nemusia nikde registrovať. Veľmi jednoduché. Stačí otvoriť túto stránku a otvoriť vaše online stretnutie. 

Jitsi Meet hovor: 

Vlastnosti Jitsi Meet:

• Bezplatné využitie 
• Nekonečná dĺžka stretnutia
• Možnosť až 50 účastníkov súčasne
• Zdieľanie obrazovky je možné
• Nahrávanie stretnutia nie je možné
• Je možné nastaviť si virtuálne pozadie 
• Dá sa využiť aj ako mobilná aplikácia

5 krokov ako vyzerať skvele na online stretnutiach

Nepotrebujete žiadne špeciálne kamery, líčenie ani miestnosti. Pretože stačí dodržať niekoľko jednoduchých pravidiel a uvidíte sami seba na kamere v oveľa lepšom svetle. Vaše video hovory budú sebavedomejšie a viac v pohode. 

1. Svetlo v miestnosti

Ideálne je, otočiť tvár do okna. Ak máte zlé svetlo, potrebujete ďalší zdroj svetla. Najlepšie kruhové svetlo, ktoré zasvietite oproti vašej tvári. Okuliare ho však budú silne odrážať, preto je najlepšie prirodzené denné svetlo.  

Žlté svetlo je lichotivejšie, ale biele svetlo viac simuluje  prirodzené denné svetlo. Prejdite sa po miestnosti so zapnutou kamerou a pozrite sa na svoju tvár, kde v miestnosti máte najlepšie svetlo. 

Pred a po: 

2. Výška notebooku

Ideálne je, ak je kamera o trochu vyššie nad čelom a mieri smerom dole. Stačí podložiť pod notebook škatuľu. Tvár je menej deformovaná a tiež sa neukazujú rôzne tiene na krku pod tvárou. 

Pred a po:

3. Vzdialenosť notebooku    

Ideálna vzdialenosť je na dĺžku paže, ak budete písať. Ešte lepšie je mať samostatnú klávesnicu. Váš partner na druhej strane takto nepríde o vašu gestikuláciu a môže vás chápať oveľa rýchlejšie. Vaše telo je menej deformované a vyzeráte lepšie.  

Pred a po:

4. Pozeranie do kamery

Váš partner, s ktorým hovoríte sa nachádza tam hore, uprostred notebooku v tej kamere. Hovorte priamo na neho. Ak sa budete pozerať dole, bude to vyzerať že spíte, alebo to pôsobí ako nezáujem. Obzeranie sa okolo seba vyvoláva dojem nervozity. 
Pokojne hľadajte za kamerou človeka. Ak si  za kamerou predstavíte vášho najlepšieho priateľa, vašim jednaniam sa bude dariť. Budete budeovať dôveru, rešpekt a úctu. Ak potrebujete vzbudiť u podriadených autoritu, pozerajte do kamery. Hovorte pokyny priamo im 

Pred a po:

5. Päť milimetrov na tvári 

Je to rozdiel medzi nevedomým mračením sa a prívetivým výrazom na tvári. Nejde o americký úsmev a prirodzene sa nemôžete stále usmievať. Nemusíte ceriť zuby. Stačí len vedome zdvihnúť kútiky úst o 5mm vyššie. Zmení sa tým výraz vašej tváre. A hoci potrebujete byť vážny, nemusíte byť zamračení. Ak si zafixujete zdvihnutie kútikov úst o 5 mm, vaše jednania sa zlepšia a vzbudíte prirodzený rešpekt a autoritu, pretože budete pôsobiť ako človek plný energie a elánu. 

Pred a po:

Ak všetky tie rady spojíte, takto vyzerá výsledok:

Tento článok obsahuje niekoľko rád pre video online konzultácie a rozhovory. Vyššie uvedené programy neškolíme, ani nezabezpečujeme ich inštaláciu. No radi s vami cez online hovor prekonzultujeme vašu web stránku, e-shop, alebo reklamu na internete. 

*Slovník anglických výrazov

Tieto výrazy v angličtine budete potrebovať pri väčšine programov: 

• Mute = vypnutie mikrofónu /ikona s prečiarknutým mikrofónom/
• Unmute = zapnutie mikrofónu /ikona mikrofónu nie je prečiarknutá/
• Video on/off = zapnutá/vypnutá kamera, a teda prenos videa /cez ikonku prečiarknutej kamery/
• Share = zdieľať /napríklad share screen = zdieľať obrazovku/
• Invite = pozvať /slúži na pozvanie ostatných účastníkov stretnutia/
• Copy link =  skopírovať linku, adresu, URL stretnutia /po kliku na toto sa vám skopíruje URL adresa stretnutia, meetingu a túto posielate partnerom. Linka bude vyzerať napríklad takto: /
• Schedule = harmonogram, kalendár /nastavuje sa tu dátum a čas, kedy sa má schôdzka konať, ak sa nekoná okamžite/
• Meeting = stretnutie, jednanie, rokovanie
• Participants = účastníci /ak nevidíte nikde linku na odoslanie, určite bude v záložke Participants/